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Digitalisierung ihres Tagesgeschäfts

Damit alles im Takt bleibt!

Ohne Digitalisierung haben Sie nach der Konjunktur keine Chance! Viele Unternehmen sind schon weit fortgeschritten!IT Projektmanagement

Wenn Sie sich für eine Umstellung auf digitalisierte Prozesse entscheiden dann empfehle ich: "wenn, dann richtig". Dieser nötige Change ist vor allem ein Prozess, der in den Köpfen der Mitarbeiter stattfindet. Mögliche Risiken wie Einbußen in der Performance können schon im Vorfeld erkannt und vorsorgende Maßnahmen ergriffen werden, um die Motivation bei diesem Schritt zur Digitalisierung aufrecht zu erhalten.

Digitalisieren Sie nicht zu viele Prozesse auf einmal, sondern machen Sie sich vorher im Rahmen einer vernünftigen Strategie, Gedanken zu dem Thema. Selbst ich arbeite nicht zu 100 % digital, aus dem ganz einfachen Grund: "Es geht nicht!". Zumindest nicht auf sinnvolle Art und Weise.

Beziehen Sie die Mitarbeiter mit ein, kommunizieren Sie im Rahmen eines fundierten Change Management, evaluieren Sie die Risiken, definieren sie Entscheidungspunkte und gehen Sie Schritt für Schritt zu ihrer Lösung. Egal ob es sich dabei um eine Softwareentwicklung, eine SaaS Lösung, oder einen Desktop-Cloud-Mobile-Hybriden handelt. Ich begleite Sie von der Strategie, zum Lastenheft, über die Softwareausschreibung ins Change Management, bis hin zur Integration und Erstellung des KVP. Selbstverständlich nur in dem Umfang, den Sie für nötig erachten.

Um Ihnen einen Anhaltspunkt zu geben wie Sie das Budget grob umreißen, habe ich diese Rechnung erstellt. Bitte bedenken Sie, dass es hier rein um die monetären Vorteile geht.

Eine klassische Milchmädchenrechnung zur  Festlegung der minimalen Investitionssumme ist:

Anzahl Mitarbeiter x zusätzlicher Arbeit in Sekunden pro AT x brutto Stundenlohn/3600 in € x AT pro Jahr =  Min. Investitionssumme.

Wenn Sie zum Beispiel bei 20 Mitarbeitern täglich lächerliche 10 Minuten einsparen, kommen Sie auf 52.500 € Mindestinvestitionssumme.

                                                                  20 (Anzahl Mitarbeiter) x 600s (unnötige Arbeit)  x 75€ (Stundenlohn) x 210 AT 

 Beispiel Min. Investitionssumme =                                                              3600s x AT x a                                                             = 52.500€

Wenn Sie 3 Jahre nichts tun sind wir bei 157.500€. Alternativ können Sie das Geld auch sparen, rufen Sie mich an.

Weitere nicht monetäre Vorteile sind z.B.:

     - Senkung der Fluktuation durch Mitarbeiterbindung

     - Attraktivität für junge Mitarbeiter

     - (Teil-)automatische Dokumentation und Archivierung

     - Motivation

     - mehr Aufträge

     - Bild nach außen

     - Marketing

     - mögliche neue Geschäftsfelder

Als ich eine Generalüberholung einer HA HPC (hochverfügbaren und hochperformanten) Infrastruktur mit 38 virtuellen Servern leitete erfuhr ich, dass der weggefallene Mehraufwand nicht zu vergleichen war, mit der Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter nach der erfolgreichen Digitalisierung der neuen Prozesse und Tools.

Digitalisierung ist eben nicht nur auf die Prozesse bezogen, sondern auf die Menschen die damit arbeiten.

Diese, Ihre wichtigste Ressource, sollte man nicht vor vollendete Tatsachen stellen, sondern deren Kreativität und Verbesserungspotenziale direkt nutzen um noch größere Mehrwerte bei der Digitalisierung mit verschiedenen Tools zu generieren.

Achten Sie mal bewusst im Arbeitsalltag darauf was Sie zum Schnaufen bringt, oder was Sie mittlerweile als Gegeben hinnehmen. Rechnen diese Umstände und Verluste nach der oben angegebenen Formel in € um. Sie werden sehen wie schnell sich so etwas summiert. Für den Durchschnittsbruttolohn nehmen Sie z.B. 75 €

 

SharePoint: Nur eines der Tools für die  Digitalisierung

SharePoint ist in Deutschland ein an Bekanntheit stark zunehmendes Tool zur Verbesserung aller Geschäftsprozesse, Vereinigung von Abteilungen, kollaborativem Arbeiten, Wissensmanagement und Vieles, Vieles mehr.

Im SharePoint Datenbanken zu bauen ist ein Traum. Ich erinnere mich gut wie ich gemerkt habe, dass mein mühsam erstelltes Datenbankmodell fast überflüssig wurde.

Weiter habe ich dort kollaborative Team-Projektmanagement Seiten erstellt und angepasst. Dort hat man projektbezogen, alles was man braucht an einem Fleck: E-Mails, Dateien, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Datenbanken, usw.. Kein Wechsel von Outlook zum Explorer und dann zurück in die Anwendung mehr nötig! Eine nahtlose Integration in die vorhandene Office Umgebung ist einer der Grundpfeiler des SharePoint.

Dazu werden noch sämtliche Dokumentinhalte in der SharePoint Suche durchsucht, vergleichbar mit Google und Websites.

Egal was Sie vorhaben, hier werden Ihnen fast keine Grenzen gesetzt

Tools, Server und Software der Digitalisierung

... die unendliche Geschichte

Alle bekannten Tools zur Digitalisierung hier aufzulisten würde zu weit führen. Es muss nicht immer der SharePoint sein, es gibt haufenweise Tools. Dadurch verliert man als Laie schnell den Überblick. Um das Unternehmen bestmöglich zu optimieren, muss es nicht zwangsweise nur ein Tool werden. Viele kleine Tools sind häufig ebenbürtig und lösen "NUR" die Probleme, die Sie auch haben, ohne überflüssige Features und Schaltflächen.

Die Kombination aus verschiedenen Lösungen birgt auch Vorteile: z.B. ein Hersteller lässt mit der Zeit nach, dann ist der Wechsel schneller vollzogen. Oder Sie haben einen Blocker (bed. Systemausfall) in einer Version nach einem Update, dann geht nicht das ganze System baden, usw.

Die eben genannten Parameter und weitere, wie z.B. Langlebigkeit,  Kosten, administrativer Aufwand, Bedienerfreundlichkeit, Supportqualität, uvm. müssen von Anfang an in einer Bewertungsmatrix Platz finden, die in Ihre Entscheidung mit einfließt.

Im letzten Schritt der Konzeptphase werden Sie sich für oder gegen Restrisiken entscheiden müssen, auch hierbei sind guter Rat und Erfahrungswerte unbezahlbar.

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